این شغل جهت دریافت گزارشات ارسالی جهت طرح درهیئت مدیره شرکت و تهیه وتنظیم دستور کار جلسات و صورتجلسات وابلاغ به واحدهای ذیربط و نظارت بر فعالیتهای خدمات دفتری مدیرعامل و هیئت مدیره صورت می گیرد.
-1 تنظیم برنامه کاری، وقت ملاقات، جلسات، سخنرانیها و پیگیری تحقق آنها
-2 جمع آوری و بررسی گزارشهای ارسالی به مدیریت و تهیه گزارشات مورد نیاز با همکاری واحدهای شرکت و ارسال یک نسخه از آن به واحد مربوط
3- تنظیم دستور کار و گزارشات جلسات هئیت مدیره و ابلاغ مصوبات به واحدها و پیگیری تا حصول نتیجه
-4بررسی و کنترل پیشنهادات و گزارشات ارسالی به هیئت مدیره از نظر رعایت قوانین ومقررات و آئین نامه‌ها و مصوبات هیئت مدیره
-5 ارجاع مکاتبات واصله از سایر دستگاهها به واحدهای مربوط
-6 خلاصه نمودن پیشنهادات، گزارشات، صورتجلسات، مقالات و سایر موارد ارسالی به مدیر عامل و هیئت مدیره
-7پیگیری و نظارت بر انجام امور مربوط به مدیریت هیئت مدیره و مدیرعامل و اجرای روشهای اجرایی، دستورالعملها و سایر اسناد بالادستی ابلاغی
-8شرکت در جلسات کمیسیون توسعه مدیریت شرکت
10- دریافت، بررسی وکنترل گزارشات ارسالی به هیئت مدیره وکمیسیون ترک تشریفات مناقصه شرکت از نظر رعایت قوانین ومقررات و آئین نامه ها و مصوبات هیئت مدیره و تائید واحدهای ذیربط و ارجاع گزارشات جهت اصلاح نواقص
11- دعوت از اعضاء هیئت مدیره جهت شرکت در جلسات وانجام هماهنگی لازم در تعیین زمان جلسات
12- تنظیم دستور کار جلسات و صورتجلسه موضوعات مصوب هیئت مدیره وکمیسیون ترک تشریفات مناقصه و ابلاغ به واحدهای مرتبط
13- نظارت بر فعالیت های مسئول امور دفتری و پیگیری در امر خدمات دفتری مدیرعامل و هیئت مدیره
14- ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط و تعامل کاری واحدهای ذیربط در تهیه گزارشات برون سازمانی
15- کنترل و ویرایش نامه های صادره از سوی شرکت با امضاء مدیر عامل
16- پاسخگویی مناسب به تماسهای حضوری و غیرحضوری دفتر عامل
17- تنظیم و تهیه پیش نویس مکاتبات و نامه های حضوری
18- ابلاغ دستورات، نامه ها و بخشنامه های اداری به واحدهای ذیربط حسب مورد
